Dans l'article précédent, j'évoquais l'intérêt et les origines de la facilitation. C’est pour moi un levier majeur de la réussite de nos séminaires, de nos réunions de synchronisation ou de présentation, nos ateliers brainstorming ou d’idéation, nos rituels agiles ou non, tous nos événements qui remplissent notre agenda.
La facilitation est donc partout mais peu considérée dans le monde de l’entreprise, il suffit de voir les recherches du mot clé sur les moteurs de recherche pour s’en rendre compte. Très peu d’internautes s'intéressent au sujet comparé au management par exemple.
Contre vents et marées, je poursuis quand même ma série sur la facilitation en partageant cette fois ma vision sur la préparation. Beaucoup de personnes me demandent mes tips ou mes habitudes de facilitation, quel atelier ou quel enchaînement je pourrai leur conseiller pour une rétrospective ou un séminaire. Pas si vite, préparons-nous !
La facilitation est donc partout mais peu considérée dans le monde de l’entreprise, il suffit de voir les recherches du mot clé sur les moteurs de recherche pour s’en rendre compte. Très peu d’internautes s'intéressent au sujet comparé au management par exemple.
Contre vents et marées, je poursuis quand même ma série sur la facilitation en partageant cette fois ma vision sur la préparation. Beaucoup de personnes me demandent mes tips ou mes habitudes de facilitation, quel atelier ou quel enchaînement je pourrai leur conseiller pour une rétrospective ou un séminaire. Pas si vite, préparons-nous !
Si la facilitation trouve ses lettres noblesse dans l’animation des grands événements comme un séminaire, elle est bien souvent sous-estimée dans les événements de tous les jours. Tout le monde sait animer une réunion à priori, et ne juge pas nécessaire d’y consacrer du temps : “On ne va quand même pas se former pour animer des réunions, si ?”. Ou “Je n’ai pas le temps de faire le G.O, j’ai un métier (moi)”.
Pourtant les mêmes se plaignent de la réunionite aiguë, du manque d’efficacité, du non respect du timing alors qu’une bonne facilitation peut vraiment faire la différence. Si il est admis qu’elle fait partie de l’arsenal des coachs ou des scrum masters, rôles reconnus pour cela, la facilitation devrait être un prérequis aux pratiques de chaque collaborateur tellement ils y gagneraient.
La facilitation sans préparation, c’est un peu comme se présenter à une scène d’improvisation théâtrale sans savoir comment s'y prendre! C’est comme marcher sur la glace d’un étang sans en connaître l’épaisseur. Cela peut tenir tout le long de la traversée (facteur chance) comme cela peut s'effondrer au premier pas sur la glace. Le résultat peut être dramatique ou à minima être un bide complet avec une réputation à refaire.
Pourtant les mêmes se plaignent de la réunionite aiguë, du manque d’efficacité, du non respect du timing alors qu’une bonne facilitation peut vraiment faire la différence. Si il est admis qu’elle fait partie de l’arsenal des coachs ou des scrum masters, rôles reconnus pour cela, la facilitation devrait être un prérequis aux pratiques de chaque collaborateur tellement ils y gagneraient.
La facilitation sans préparation, c’est un peu comme se présenter à une scène d’improvisation théâtrale sans savoir comment s'y prendre! C’est comme marcher sur la glace d’un étang sans en connaître l’épaisseur. Cela peut tenir tout le long de la traversée (facteur chance) comme cela peut s'effondrer au premier pas sur la glace. Le résultat peut être dramatique ou à minima être un bide complet avec une réputation à refaire.
Même ceux qui sont rompus à l’exercice préparent leur facilitation.. Ils ont vécu des dizaines de fois l’expérience de faciliter ou d’animer des groupes dans le cadre de réunions, de formations, de séminaires ou d’ateliers et pourtant ils savent qu’il ne sont pas à l'abri. Ils savent trop bien le type de situations qu’ils peuvent rencontrer : conflits, retards, imprévus, agenda glissant, matériel défectueux, prestataire aux abonnés absents, défaillance d’un collègue, groupe difficile etc...
Alors oui, leur préparation est minime, ils prennent moins de temps que les débutants à se préparer mais ils se préparent bel et bien. D’ailleurs, le temps que je consacre à la préparation est très lié à la durée de l'événement. Je peux consacrer une journée à la préparation d’un séminaire comme 10 minutes à celle d’une réunion d’équipe.
Même si la durée et le contenu varient, mon protocole de préparation ne varie pas, je me pose toujours à peu près les mêmes questions. Ces questions cherchent à bien clarifier les raisons pour lesquelles je dois réunir un groupe. Je dois connaître le résultat attendu à la fin de la session, les participants qui doivent s’y rendre, le contexte, les risques ou les problèmes que je peux rencontrer, le lieu dans lequel je vais évoluer. Je pourrai alors passer au design de la session (agenda, timing, étapes, sessions).
Objectif
Pourquoi organiser cet événement (réunion, atelier) ? Quel est le but ? L’ai-je bien compris?
Qu'est-ce qui me dit que cette session est nécessaire ? Quels sont les problèmes que nous essayons de résoudre ? Comment je sais qu'il y a un problème ? Quels sont les symptômes ?
Quelles sont les conséquences de la non-résolution de ce problème ?
Produit
Qu'est ce que je veux obtenir de cet événement ?
Quel est le produit ou le livrable spécifique à créer ?
Comment saurais je que nous aurons réussi ?
Si nous y arrivons, quel serait le bénéfice pour l’organisation ?
Participants
Qui assistera à l’événement ? Quels sont leurs points de vue ou leurs préoccupations ?
Les participants se connaissent-ils ? Y a-t-il des personnes qui sont en mauvais termes ? Des présentations sont-elles nécessaires ?
Y a-t-il des participants qui ne sont pas en faveur de la tenue de la session, qui risquent de perdre quelque chose si la session est réussie ou dont je devrais connaître les problèmes ou les modes de communication ?
Les participants sont-ils les bons? ont ils assez de temps pour se libérer ou se préparer ?
Problèmes probables
Quels sont les problèmes potentiels ou les questions qui peuvent surgir ?
Quels défis dois-je anticiper en abordant ces questions ?
Y a-t-il des sujets spécifiques qui ne devraient pas être abordés au cours de la session ?
Processus
Quelles sont les étapes que je devrais envisager de franchir au cours de l’événement?
Quels types d'activités facilitées ce groupe a-t-il entrepris dans le passé ?
Quels en ont été les résultats ?
Quelles mesures avez-vous déjà prises pour répondre à l'objectif et au produit ?
Le format choisi est-il adapté à l’objectif et aux participants?
Le déroulé n’est il pas trop dense ? Des pauses sont-elles prévues ?
Lieu
Où l’événement aura-t-il lieu ? Qui fait la réservation ?
Est il prévu un petit déjeuner, une pause café et un déjeuner ? Intérieur ou extérieur ?
Quelle est la logistique ? Quel type de matériel est fourni par la salle, par mon client, par moi ?
Si elle la session est virtuelle, quelle technologie sera utilisée, et comment sera-t-elle utilisée pour mener la session ?
Je ne cherche pas à répondre systématiquement à toutes les questions mais cela me sert de canva pour bien me préparer et pour vérifier l’alignement entre l’objectif visé, le processus tactique envisagé (étapes, exercices, échanges) et les interactions à générer entre les participants et moi.
Evidemment, rien ne remplace les actes. Pas même une excellente préparation. Les questions que je viens de partager ont pour objet de comprendre l'événement lui-même. Elles reflètent une analyse préparatoire, logique, prédictible qui a pour objectif de mettre bout à bout toutes les étapes nécessaires au bon déroulement de l'événement. Elles ne préparent pas réellement à ce qui va se passer que nous ne pouvons pas deviner.
Une piste pour aider quand même réside dans l'expérimentation. Plus nous expérimentons, plus nous apprenons, et plus nous sommes à l’aise. La préparation se nourrit de nos expériences, elle se fait grâce à nos souvenirs, les anecdotes et les différentes situations rencontrées. La préparation est utile, nécessaire et probablement rassurante mais aucun plan aussi précis soit il ne peut prévoir ce qu’il va se passer. Malgré tout, jetons nous à l’eau.
La prochaine fois, j’aborderai la facilitation par le prisme des situations, l’adaptation et les jeux de rôles de la dynamique de groupe.
Je rédige une série d’articles sur le sujet de la facilitation dans laquelle j’aborderai :
- la facilitation en entreprise
- les ingrédients de la préparation
- le rôle de facilitateur et ses responsabilités
- la posture et les qualité requises
- l’adaptation face à de diverses situations
Alors oui, leur préparation est minime, ils prennent moins de temps que les débutants à se préparer mais ils se préparent bel et bien. D’ailleurs, le temps que je consacre à la préparation est très lié à la durée de l'événement. Je peux consacrer une journée à la préparation d’un séminaire comme 10 minutes à celle d’une réunion d’équipe.
Même si la durée et le contenu varient, mon protocole de préparation ne varie pas, je me pose toujours à peu près les mêmes questions. Ces questions cherchent à bien clarifier les raisons pour lesquelles je dois réunir un groupe. Je dois connaître le résultat attendu à la fin de la session, les participants qui doivent s’y rendre, le contexte, les risques ou les problèmes que je peux rencontrer, le lieu dans lequel je vais évoluer. Je pourrai alors passer au design de la session (agenda, timing, étapes, sessions).
Objectif
Pourquoi organiser cet événement (réunion, atelier) ? Quel est le but ? L’ai-je bien compris?
Qu'est-ce qui me dit que cette session est nécessaire ? Quels sont les problèmes que nous essayons de résoudre ? Comment je sais qu'il y a un problème ? Quels sont les symptômes ?
Quelles sont les conséquences de la non-résolution de ce problème ?
Produit
Qu'est ce que je veux obtenir de cet événement ?
Quel est le produit ou le livrable spécifique à créer ?
Comment saurais je que nous aurons réussi ?
Si nous y arrivons, quel serait le bénéfice pour l’organisation ?
Participants
Qui assistera à l’événement ? Quels sont leurs points de vue ou leurs préoccupations ?
Les participants se connaissent-ils ? Y a-t-il des personnes qui sont en mauvais termes ? Des présentations sont-elles nécessaires ?
Y a-t-il des participants qui ne sont pas en faveur de la tenue de la session, qui risquent de perdre quelque chose si la session est réussie ou dont je devrais connaître les problèmes ou les modes de communication ?
Les participants sont-ils les bons? ont ils assez de temps pour se libérer ou se préparer ?
Problèmes probables
Quels sont les problèmes potentiels ou les questions qui peuvent surgir ?
Quels défis dois-je anticiper en abordant ces questions ?
Y a-t-il des sujets spécifiques qui ne devraient pas être abordés au cours de la session ?
Processus
Quelles sont les étapes que je devrais envisager de franchir au cours de l’événement?
Quels types d'activités facilitées ce groupe a-t-il entrepris dans le passé ?
Quels en ont été les résultats ?
Quelles mesures avez-vous déjà prises pour répondre à l'objectif et au produit ?
Le format choisi est-il adapté à l’objectif et aux participants?
Le déroulé n’est il pas trop dense ? Des pauses sont-elles prévues ?
Lieu
Où l’événement aura-t-il lieu ? Qui fait la réservation ?
Est il prévu un petit déjeuner, une pause café et un déjeuner ? Intérieur ou extérieur ?
Quelle est la logistique ? Quel type de matériel est fourni par la salle, par mon client, par moi ?
Si elle la session est virtuelle, quelle technologie sera utilisée, et comment sera-t-elle utilisée pour mener la session ?
Je ne cherche pas à répondre systématiquement à toutes les questions mais cela me sert de canva pour bien me préparer et pour vérifier l’alignement entre l’objectif visé, le processus tactique envisagé (étapes, exercices, échanges) et les interactions à générer entre les participants et moi.
Evidemment, rien ne remplace les actes. Pas même une excellente préparation. Les questions que je viens de partager ont pour objet de comprendre l'événement lui-même. Elles reflètent une analyse préparatoire, logique, prédictible qui a pour objectif de mettre bout à bout toutes les étapes nécessaires au bon déroulement de l'événement. Elles ne préparent pas réellement à ce qui va se passer que nous ne pouvons pas deviner.
Une piste pour aider quand même réside dans l'expérimentation. Plus nous expérimentons, plus nous apprenons, et plus nous sommes à l’aise. La préparation se nourrit de nos expériences, elle se fait grâce à nos souvenirs, les anecdotes et les différentes situations rencontrées. La préparation est utile, nécessaire et probablement rassurante mais aucun plan aussi précis soit il ne peut prévoir ce qu’il va se passer. Malgré tout, jetons nous à l’eau.
La prochaine fois, j’aborderai la facilitation par le prisme des situations, l’adaptation et les jeux de rôles de la dynamique de groupe.
Je rédige une série d’articles sur le sujet de la facilitation dans laquelle j’aborderai :
- la facilitation en entreprise
- les ingrédients de la préparation
- le rôle de facilitateur et ses responsabilités
- la posture et les qualité requises
- l’adaptation face à de diverses situations
Publié le 09 Février 2022 à 15h27min02s
Intéressant? Partagez le >> Twitter Linkedin Mail