Pour le compte d'un client, jeudi 3 décembre, dans le respect du cadre covid19, j'ai organisé et animé un Open space complètement à distance (c'est quoi un Open space? voir l'encadré plus bas).
Pendant une matinée de 4h, pour une société de 80 personnes, je devais réfléchir à relever les défis suivants :
- faire en sorte que les participants s'impliquent et jouent le jeu
- proposer un dispositif avec prise en main rapide et qui tienne la route techniquement
- respecter le timing assez short pour un événement pareil
- créer un vraie dynamique de changement
Pendant une matinée de 4h, pour une société de 80 personnes, je devais réfléchir à relever les défis suivants :
- faire en sorte que les participants s'impliquent et jouent le jeu
- proposer un dispositif avec prise en main rapide et qui tienne la route techniquement
- respecter le timing assez short pour un événement pareil
- créer un vraie dynamique de changement
L’Open space est forum d'échanges, on parle de forum ouvert également. Après une présentation des règles, une thématique est proposée à un groupe de participants. Ceux-ci ont alors l'opportunité s’ils le désirent de proposer des idées pour répondre à la thématique et de les traiter ensuite dans une session de brainstorming de 45 minutes invitant qui veut à participer en un groupe restreint (7 personnes maximum pour un résultat optimal).
Ce type d'évènement reprend ici les principes de l'invitation, un hôte qui organise, qui reçoit, qui connecte les personnes au sujet et des participants désirant proposer une session ou y participer. Les participants décident eux même où contribuer. Alors, on obtient de vrais "oui" et pas de faux-semblant, ce qui à la fin, donne :
De meilleurs résultats car viennent d'équipes auto-organisées
L’avénement de l'auto-organisation qui repose sur la capacité de l’équipe à prendre des décisions
Une prise de décisions conditionnée par l’implication et l’engagement des personnes
Un engagement favorisé par un cadre qui encourage la prise d’initiative, la tolérance aux erreurs, par l’invitation à clarifier les objectifs, les règles, et les mécanismes de feedback
Autrement dit:
“ Without passion, nobody cares. Without responsibility, nothing gets done."
- Harrison Owen
Ce type d'évènement reprend ici les principes de l'invitation, un hôte qui organise, qui reçoit, qui connecte les personnes au sujet et des participants désirant proposer une session ou y participer. Les participants décident eux même où contribuer. Alors, on obtient de vrais "oui" et pas de faux-semblant, ce qui à la fin, donne :
De meilleurs résultats car viennent d'équipes auto-organisées
L’avénement de l'auto-organisation qui repose sur la capacité de l’équipe à prendre des décisions
Une prise de décisions conditionnée par l’implication et l’engagement des personnes
Un engagement favorisé par un cadre qui encourage la prise d’initiative, la tolérance aux erreurs, par l’invitation à clarifier les objectifs, les règles, et les mécanismes de feedback
Autrement dit:
“ Without passion, nobody cares. Without responsibility, nothing gets done."
- Harrison Owen
Nous avions choisi Zoom pour les sessions en visio car le client avait une license et Draft pour le tableau collaboratif en ligne car je l’utilise souvent pour mes formations. 10 sujets sont abordés à travers autant de sessions, après les pitchs de restitution, 5 sujets ont finalement été retenus pour être mis en œuvre les semaines suivantes.
Voici le déroulé choisi :
09:00 - 09:10 : Accueil et café
09:10 - 09:15 : Ouverture : Introduction de la journée par le sponsor
09:15 - 09:30 : Ouverture : Thématique et règles du forum par l’animateur
09:30 - 10:30 : Proposition de sujets et sélection
10:30 - 10:40 : Pause
10:40 - 11:25 : Session de brainstorming
11:25 - 12:25 : Restitutions en plénière
12:25 - 13:00 : Priorisation et clôture
Résultat :
Même si j’avais des doutes sur le respect du timing (aurons nous assez de temps) et la gestion en ligne d’un si grand groupe, cela s’est très bien passé :
Nous avons vu des personnes impliquées (échanges lors des sessions, dans le chat, dans les votes),
Quelque contrariétés techniques mais aucun blocage véritablement insoluble (Draft a eu beaucoup de mal à rester fluide lorsque tout le monde s’est mis à créer/copier/rédiger un postit), les instances zoom qui s'arrêtent en milieu de session car on avait pas prévu assez de temps dans chaque session ou impossible de créer plus de 10 instances par admin zoom (merci à meet qui nous a sauvé la mise en peu de temps)
Le timing a été respecté à la minute près. Je ne sais pas si le temps passe plus vite en distanciel qu’en présentiel mais c’est vraiment l’impression que cela donne
surtout et c’est le plus important, nous sommes allé au bout,à savoir, jusqu’à la sélection des actions les plus prioritaires à mettre en oeuvre (réalisables, démontrables dans 3 mois et avec un porteur)
Ce que je retiens de cette expérience :
C’est fun de voir autant de monde sur son écran (mode grille), les gens sont plus naturels, accessibles, c’est sympa aussi d'utiliser de nouveaux outils et de créer de nouveaux usages (icebreakers, brainstorming) à condition de ne jamais s’éloigner de l’objectif.
J’ai animé plusieurs de ces forums ces dernières années, un des outils de coaching organisationnel que j’ai le plus utilisé, d’une durée de 2h à 2 jours, réunissant 12 ou bien 150 personnes, je sais qu’une des clés est l’adaptation aux personnes, au sujets, au contexte, à l’environnement mais je ne pensais pas le faire un jour à distance. La technique, la distance ne sont pas des barrières à la génération d’idées ou à l’implication. Il y a des freins, c’est certain mais pas insurmontables.
Les outils sont des freins : se connecter, se re connecter, l’attente des uns et des autres, interpeller ou parler à quelqu’un, expliquer une chose sur le board, des mini pertes de temps qui s’accumulent. De plus, ce qu’on constate habituellement, les “je ne vois pas, je ne comprends pas, ca marche pas, j’y arrive pas, tu es où, c’est où?” sont nombreux et font perdre du temps qu’il faut compenser et prévoir dans l’agenda.
La durée peut être un frein, j’ai volontairement choisi de le faire en une demi journée mais je pense qu’une journée, ça peut passer. C’est une question de respirations et de dynamique dans l’agenda. En ligne, une seconde vaut deux. tout prend du temps.
Par rapport au présentiel, cela génère beaucoup plus d’idées, est-ce le côté décomplexé (presque anonyme) d’être derrière un écran?
Plus d’idées veut dire aussi plus de temps à choisir, voter pour converger. Prévoir un outil simple de voting et le temps à y consacrer dans l’agenda.
Question préparation,c’est très gourmand, beaucoup plus qu’en présentiel, faire le board prend du temps, organiser les visios prend du temps, se mettre d’accord sur le déroulé, la thématique prend du temps. Pour l’animateur, on passe de quasi pas de préparation (2h) à 1 journée voir plus. C’est à prendre en compte
Pour conclure, je dirai que c’était une bonne expérience. Il faut le vivre comme une nouvelle activité qui demande d’autres savoir-faire qu’en présentiel. Cela demande davantage d’expertise technique, outils en ligne (tableau, survey, voting visio, réseau etc..) et je suis conscient que cela peut être déjà un grand pas pour certains mais le résultat en vaut la chandelle, les murs de feedbacks, les mots dans le chat apportent également de la reconnaissance et personne n’y est obligé.
Pour en savoir plus, contactez moi.
Voici le déroulé choisi :
09:00 - 09:10 : Accueil et café
09:10 - 09:15 : Ouverture : Introduction de la journée par le sponsor
09:15 - 09:30 : Ouverture : Thématique et règles du forum par l’animateur
09:30 - 10:30 : Proposition de sujets et sélection
10:30 - 10:40 : Pause
10:40 - 11:25 : Session de brainstorming
11:25 - 12:25 : Restitutions en plénière
12:25 - 13:00 : Priorisation et clôture
Résultat :
Même si j’avais des doutes sur le respect du timing (aurons nous assez de temps) et la gestion en ligne d’un si grand groupe, cela s’est très bien passé :
Nous avons vu des personnes impliquées (échanges lors des sessions, dans le chat, dans les votes),
Quelque contrariétés techniques mais aucun blocage véritablement insoluble (Draft a eu beaucoup de mal à rester fluide lorsque tout le monde s’est mis à créer/copier/rédiger un postit), les instances zoom qui s'arrêtent en milieu de session car on avait pas prévu assez de temps dans chaque session ou impossible de créer plus de 10 instances par admin zoom (merci à meet qui nous a sauvé la mise en peu de temps)
Le timing a été respecté à la minute près. Je ne sais pas si le temps passe plus vite en distanciel qu’en présentiel mais c’est vraiment l’impression que cela donne
surtout et c’est le plus important, nous sommes allé au bout,à savoir, jusqu’à la sélection des actions les plus prioritaires à mettre en oeuvre (réalisables, démontrables dans 3 mois et avec un porteur)
Ce que je retiens de cette expérience :
C’est fun de voir autant de monde sur son écran (mode grille), les gens sont plus naturels, accessibles, c’est sympa aussi d'utiliser de nouveaux outils et de créer de nouveaux usages (icebreakers, brainstorming) à condition de ne jamais s’éloigner de l’objectif.
J’ai animé plusieurs de ces forums ces dernières années, un des outils de coaching organisationnel que j’ai le plus utilisé, d’une durée de 2h à 2 jours, réunissant 12 ou bien 150 personnes, je sais qu’une des clés est l’adaptation aux personnes, au sujets, au contexte, à l’environnement mais je ne pensais pas le faire un jour à distance. La technique, la distance ne sont pas des barrières à la génération d’idées ou à l’implication. Il y a des freins, c’est certain mais pas insurmontables.
Les outils sont des freins : se connecter, se re connecter, l’attente des uns et des autres, interpeller ou parler à quelqu’un, expliquer une chose sur le board, des mini pertes de temps qui s’accumulent. De plus, ce qu’on constate habituellement, les “je ne vois pas, je ne comprends pas, ca marche pas, j’y arrive pas, tu es où, c’est où?” sont nombreux et font perdre du temps qu’il faut compenser et prévoir dans l’agenda.
La durée peut être un frein, j’ai volontairement choisi de le faire en une demi journée mais je pense qu’une journée, ça peut passer. C’est une question de respirations et de dynamique dans l’agenda. En ligne, une seconde vaut deux. tout prend du temps.
Par rapport au présentiel, cela génère beaucoup plus d’idées, est-ce le côté décomplexé (presque anonyme) d’être derrière un écran?
Plus d’idées veut dire aussi plus de temps à choisir, voter pour converger. Prévoir un outil simple de voting et le temps à y consacrer dans l’agenda.
Question préparation,c’est très gourmand, beaucoup plus qu’en présentiel, faire le board prend du temps, organiser les visios prend du temps, se mettre d’accord sur le déroulé, la thématique prend du temps. Pour l’animateur, on passe de quasi pas de préparation (2h) à 1 journée voir plus. C’est à prendre en compte
Pour conclure, je dirai que c’était une bonne expérience. Il faut le vivre comme une nouvelle activité qui demande d’autres savoir-faire qu’en présentiel. Cela demande davantage d’expertise technique, outils en ligne (tableau, survey, voting visio, réseau etc..) et je suis conscient que cela peut être déjà un grand pas pour certains mais le résultat en vaut la chandelle, les murs de feedbacks, les mots dans le chat apportent également de la reconnaissance et personne n’y est obligé.
Pour en savoir plus, contactez moi.
Publié le 07 Décembre 2020 à 16h43min07s
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Bogena Pieskiewicz